Joskus käy niin, että verkkolaskun välitys ei onnistu. Siinä tapauksessa saat meiltä viestin verkkolaskun toimitusongelmasta, jossa kerrotaan lyhyesti, mistä ongelma johtui. Tämän perusteella voit päätellä, mitä sinun seuraavaksi tulisi tehdä.

Tällainen viesti tarkoittaa kahta asiaa:

  1. ensinnäkin laskua ei ole toimitettu vastaanottajalle ja

  2. toiseksi, jotta laskun välitys onnistuisi, se edellyttää toimenpiteitä laskuttajalta.

Verkkolaskuosoitteelle ei löytynyt vastaanottajaa

Useimmin se johtuu siitä, että laskulla oleva verkkolaskuosoite tai välittäjän tunnus on virheellinen. Lasku voidaan välittää ainoastaan, jos verkkolaskuosoite on täysin oikein. Yksikin puuttuva tai ylimääräinen merkki osoitteessa estää laskun välityksen.

Välittäjän tunnus määrittää sen, mille operaattorille lasku välitetään. Joskus lähettävä operaattori osaa välittää laskun oikealle operaattorille, vaikka välittäjän tunnus olisi virheellinen. Lasku voi silti tulla hylätyksi vastaanottavan operaattorin päässä, mikäli välittäjän tunnus on väärin. Varmista siis, että myös välittäjän tunnus on oikein.

Oikean verkkolaskuosoitteen voi aina tarkistaa laskun vastaanottavalta yritykseltä. Siellä pitäisi olla paras tieto siitä, mitkä yrityksen verkkolaskuosoitetiedot ovat. Toinen paikka, josta yrityksen verkkolaskuosoitteen ja välittäjän tunnuksen voi saada selville on verkkopalvelu www.verkkolaskuosoite.fi

Huomaa myös, että yrityksen verkkolaskuosoite saattaa muuttua ajan myötä eli jos olet joskus aikaisemmin laskuttanut yritystä käyttämälläsi osoitteella, se ei ole mikään tae siitä, että osoite olisi edelleen oikein.

Jos huomasit että käyttämäsi verkkolaskuosoite oli virheellinen, korjaa se asiakkaasi kontaktikortille, jotta laskut jatkossa menisivät oikeaan osoitteeseen.

Huomaathan, että pelkkä kontaktikortin tietojen muuttaminen ei muuta aiemmin tehtyjen laskujen tietoja.

Korjaa tieto myös laskulle. Tämä edellyttää sitä, että avaat laskun ja menet muokkaustilaan (Toiminnot - Muokkaa laskua). Nyt voit muuttaa laskulla olevan verkkolaskuosoitteen.

Kun laskun tiedot on korjattu, voit lähettää laskun uudelleen.

Laskun eräpäivä on jo mennyt

Usein laskun vastaanottajapään verkkolaskuoperaattori hylkää laskun, jos laskulla ei ole maksuaikaa.

Huolehdi siitä, että laskulla on ainakin pari arkipäivää maksuaikaa laskun välityksen jälkeen, vaikka olisitkin sopinut laskun saajan kanssa, että lasku maksetaan heti.

Laskulla on väärämuotoinen liitetiedosto

Isoltan verkkolaskupalvelu huolii laskun liitteiksi yleisimpiä käytettyjä liitetiedostoja. Joskus kuitenkin vastaanottava verkkolaskuoperaattori on tässä suhteessa valikoivampi ja käykin niin, että lasku hylätään väärämuotoisen liitetiedoston vuoksi.

Tässä tapauksessa turvallisinta on käyttää tiedostomuotona PDF:ää. Se kelpaa yleensä kaikille operaattoreille.

Laskulta puuttuu viitenumero

Vastaanottava operaattori saattaa hylätä laskun puuttuvan tai virheellisen viitenumeron vuoksi. Ohjelma tekee automaattisesti viitenumerot, jotka kelpaavat pankeille. Siksi ohjelman tekemiä viitenumeroita ei ole syytä muuttaa tai poistaa.

Laskuttajan tilinumero on virheellinen

Moni verkkolaskuoperaattori tekee tarkistuksia saapuville laskuille. Joskus lasku hylätään virheellisen tilinumeron vuoksi. Kannattaa huomata, että esimerkiksi suomalainen IBAN-tilinumero sisältää alussa kirjaimet "FI". Jos tilinumeron alussa on kirjaimet "fi", se ei välttämättä kelpaa ja lasku voidaan hylätä.

Laskua ei voitu toimittaa reititysvirheen vuoksi

Joskus laskun välittävällä operaattorilla on käytössä vanhentunut reititystieto ja lasku välitetään oikeista osoitetiedoista huolimatta väärälle operaattorille ja tulee hylätyksi.

Tällaisessa tapauksessa reititysvirhe korjataan ja kun virhe on korjattu, saat siitä ilmoituksen. Tällaisessa tapauksessa lasku riittää, että avaat laskun jä lähetät sen uudelleen.

Löysitkö etsimäsi vastauksen?