1. Käyttöönotto

Rekisteröityminen

Ensimmäinen vaihe on luoda Procountor Soloon tili. Kirjanpitäjä perustaa sinulle tunnukset Solo-palveluun. Koekäytön voit tilata lomakkeella tai ottaa suoraan yhteyttä Procountoria käyttävään tilitoimistoon.

Kaikki Procountoria käyttävät tilitoimistot voivat perustaa Solo -tilejä. Ellei kirjanpitäjäsi vielä käytä Procountoria tai siitä ei ole varmuutta, voimme olla yhteydessä tilitoimistoosi ja etsiä sopiva ratkaisu.

Tunnukset Solo-palveluun toimitetaan sinulle sähköpostitse, kun käyttöympäristö on perustettu.

Tässä vielä tarkemmat ohjeet: Näin otat palvelun käyttöön.

Solo soveltuu yrityksille, kun maksuperusteisen kirjanpidon tekeminen on mahdollista eli:

  • Toiminimille
  • Ja osakeyhtiöille, jonka vuotuinen liikevaihto on alle 500 000€. Tällöin arvonlisävero voidaan laskea maksujen perusteella, kirjanpito yksinkertaistuu ja ohjelmisto on edullinen.

Kirjautuminen

Kun tili on perustettu ja tunnukset toimitettu, voit kirjautua tilillesi sisäänkirjautumissivulta.

2. Koekäyttö

Kun palvelu otetaan käyttöön, tili on koekäyttötilassa. Palvelua voi koekäyttää 30 päivän ajan. Koekäytössä ei ole vielä kaikki palvelun toiminnallisuudet käytössä. Koekäytössä palvelulla voi mm. kuvata kuitteja, tallentaa asiakas- ja tuotetietoja sekä tehdä PDF- ja paperilaskuja. 

Toiminnallisuudet kuten verkkolaskujen lähettäminen, tilitapahtumien käsittely ja aineiston toimittaminen kirjanpitoon edellyttävät maksullista laajuutta. Mitään yhteyksiä tiliin ei siis vielä koekäytön aikana ole aktivoitu. Koekäytön aikana tehdyt tapahtumat eivät siirry automaattisesti Procountoriin vaan ne tulee toimittaa kirjanpitoon manuaalisesti. Lisätietoa koekäytön ja maksullisen laajuuden eroista.

3. Tilaus

Procountor Solo

Voit tehdä tilauksen palvelusta suoraan omalta Solo-tililtä kohdasta Asetukset - Tilaus. Klikkaamalla Siirry tilaamaan -linkkiä pääsee tilauslomakkeeseen. Kun olet täyttänyt tilauslomakkeen, tulee sinun vielä allekirjoittaa sopimus sähköisesti. 

Allekirjoitus tehdään pankkitunnuksilla. Allekirjoitusta ei tarvitse tehdä itse yrittäjä, mutta allekirjoittajalla tulee olla kirjoitusoikeus kyseiseen yritykseen. Tilauslomakkeessa kysytään myös käytössä olevan tilitoimiston tietoja, joten saatat tarvita apua tai lisätietoa tilitoimistoltasi lomaketta täytettäessä. Näin tilaat palvelun.

Pankkiyhteys

Jotta palveluun saa tuotua tilitapahtumia pankista, yrittäjän täytyy avata pankkiyhteys.

Pankkitilin tulee olla yritystili, eli yksityishenkilön pankkitiliä ei voi käyttää Solossa.

Yhteys avataan lähettämällä pankkiin täytetty valtuutuslomake. Palvelu siis valtuutetaan hakemaan yrittäjän käyttämästä pankista tarvittavia tietoja. Oman pankin lomakkeen voi ladata täältä. Kun lomake on lähetetty, pankki hoitaa loput.  Näin teet pankkivaltuutuksen.

On erittäin suositeltavaa, että teet valtuutuksen yhteistyössä kirjanpitäjäsi kanssa, tai annat asian kokonaan kirjanpitäjäsi tehtäväksi.

Huomaa, että palvelun käyttö perustuu myyntien ja ostojen osalta nimenomaan tilitapahtumiin. Tilitapahtumat eivät kuitenkaan näy palvelussa ennen kuin valtuutus on tehty. On siis kriittistä, että tilauksen lisäksi tehdään valtuutus.

4. Tuotantokäyttö

Aikaisemmat tiedot

Kirjanpitäjän kannattaa tuoda aikaisempien kirjanpitotietojen kuten tilikauden alkusaldot Procountor-ympäristöön.

Voit tuoda palveluun aikaisempia asiakas- ja tuotetietoja myyntilaskutuksen tueksi. Palvelun käyttöä ei siis tarvitse aloittaa ihan täysin puhtaalta pöydältä. Tietojen tulee olla CSV-tiedostona, jotta ne voi ajaa palveluun sisään. Solon asiakaspalvelu voi tarvittaessa avustaa tietojen tuonnissa. Näin tuot asiakastiedot ja näin tuoterekisterin.

Myyntilaskut

Kun sopimus palvelun käytöstä on tehty, voit lähettää asiakkaillesi sähköisiä laskuja. Laskun voi lähettää joko verkkolaskuna, sähköpostipalvelulla tai tulostuspalvelulla. Lähetystapa valitaan laskun esikatselun oikeasta reunasta.

Lisätietoa sähköisestä laskutuksesta.


Ostolaskujen vastaanottaminen verkkolaskuina
Tilauksen tekemisen jälkeen avataan myös yhteydet verkkolaskujen vastaanottamiseen. Tämä tehdään automaattisesti puolestasi ja avauksessa kestää muutama päivä. Ilmoitamme erikseen sähköpostitse, kun verkkolaskujen vastaanottaminen on käytössä.

Verkkolaskuosoitteet on avaamisen jälkeen nähtävissä Solon käyttöliittymän kautta "Asetukset" -> "Verkkolaskutus". Lisätietoa verkkolaskujen vastaanottamisesta.

Tilitapahtumat

Kun pankkivaltuutus on tehty ja pankkiyhteys avattu, palveluun alkaa tulemaan tilitapahtumia kohtaan Tilitapahtumat. Voit tällöin tällöin kohdentaa palveluun lisättyjä kuitteja ja ostolaskuja tilillä oleviin kuluihin. Näin liität kuitin tilitapahtumaan.

Asiakkaiden tekemät viitesuoritukset kohdentuvat myös automaattisesti lähettämiisi myyntilaskuihin. Olettaen, että asiakas on käyttänyt maksussa oikeaa viitenumeroa. Voit myös tarvittaessa tehdä manuaalisia kohdennuksia suorituksiin.

Kirjanpitoaineisto

Tilitapahtumiin perustuvat aineisto on se, jonka toimitat palvelusta tilitoimistolle kirjanpitoa varten. Aineisto lähetetään kohdasta Kirjanpitoaineisto. Jos olet tehnyt muita kuin Soloon kirjattuja myyntejä, voit lisätä ne palveluun kohdasta Kirjanpitoaineisto - Muut myynnit

Vahvistat siirrettävän aineiston (myynnit, suoritukset & kulut) ja lähetät sen kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa, ellette ole muutoin kirjanpitäjän kanssa sopineet. Kirjanpitäjä tekee kirjanpidon lähetetyn aineiston pohjalta, joten et voi muokata tapahtumia enää lähetyksen jälkeen. Tapahtumat lukitaan heti lähetyksen jälkeen. Näin lähetät kirjanpitoaineiston.

Huom! Aineisto, jota ei ole linkitetty tilitapahtumiin, ei siirry kirjanpitäjälle Procontoriin. Voit lähettää asiakirjoja kirjanpitäjällesi kohdasta Kirjanpitoaineisto -> Asiakirjat.

5. Laskutus

Finago veloittaa sinua Solo-palvelun käytöstä, ellette ole sopineet sijaislaskutuksesta tilitoimistolle. Kuukausihinnan lisäksi veloitetaan sähköisten laskujen kulut sekä maksuhäiriömerkintätarkistukset tai muut lisäpalvelut. Finago siis laskuttaa yrittäjältä vain Solo-palvelun käyttöön liittyviä kuluja.

Tilitoimisto veloittaa yrittäjältä kaikki itse kirjanpitoon liittyvät kulut.

Pankki veloittaa yrittäjältä pankkiyhteydestä ja tilitapahtumien käsittelystä.

------------------

Jos on mitään kysyttävää, ota yhteyttä! Autamme mieluusti. Meidät tavoittaa:

Sähköposti:
solo@finago.com

Puhelin:
0207 1817 16
ma-pe 9:00 – 16:00

Voit myös lähettää meille viestiä oikean alakulman chat-ikkunan kautta.

Löysitkö etsimäsi vastauksen?